Elképzelhető, hogy a nyomdászunknak nincs meg ugyanaz a szoftver, vagy ugyanaz a verzió, mint nekünk. Előre egyeztessünk vele, hogy milyen file-formátumokkal és platformokkal képes dolgozni. Tisztázzuk a használt szoftverek verzió-számát is. Amennyiben a kiadványszerkesztő program vagy az operációs rendszer nem egyezik, késedelmet és többletköltséget okozhat. A megoldás az lehet, ha PostScipt file-ban vagy Adobe Acrobat PDF formátumban küldjük el anyagainkat.