A SafeQ működésének alapelve

A SafeQ rendszer alapvetően kéttípusú nyomtatási sort támogat, a közvetlen és a biztonsági nyomtatást. Közvetlen (direct) nyomtatás esetén, a nyomtatási feladatot a spooler (amely a szerveren elmentett feladatok feldolozásáért felelős) helyezi el a nyomtatási sorban a dokumentumot, így az azonnal nyomtatásra kerülhet. Biztonsági (secured) nyomtatás esetén a feladat az úgynevezett biztonsági nyomtatási sorba kerül, ahol a spooler addig várakoztatja, amíg a nyomtatási központból (terminál) be nem érkezik a tulajdonos nyomtatásra felszólító utasítása. A hozzáférési jogok kezelése a spooler által kiadott nyomtatási sorrendre vonatkozó engedély alapján történik. A nyomtatás normál esetben egyetlen nyomtatón történik, de a felhasználó hozzáférhet a kinyomtatott dokumentumhoz bármely az igényeinek legjobban megfelelő a rendszerhez tartozó nyomtatón. Ezt: ,,kövess engem'' (Follow-me) funkciónak hívják.

A már kinyomtatott feladatot a SafeQ interfész megjelöli nyomtatottként, de a feladat később, igény szerint újra nyomtatható, mivel a spooler megőrzi azt. A dokumentum időbélyege és spooler méretbeállításától függően, a legrégebbi nyomtatási feladat akkor törlődik, amikor a kapacitása megtelt. A nyomtatási feladatot ki lehet venni a sorból, ha a nyomtatást valamelyik felhasználó véletlenül indította el. 

Elszámolás és a nyomtatások rögzítése

A SafeQ két elszámolási módot támogat: az on-line és off-line módot. Az on-line elszámolás esetén a nyomtatótól kapott információkkal összhangban csak a ténylegesen kinyomtatott oldalak száma kerül számlázásra. A törölt nyomtatási feladatok, vagy azok az esetek, amikor kifogy a papír, nem kerülnek számlázásra, csak a ténylegesen kinyomtatott oldalak - ez egyedi funkciója a Safeq rendszernek.

Az on-line elszámolás népszerű lesz ott, ahol önkiszolgáló fénymásolás vagy nyomtatás van, és ahol készpénzzel fizetnek, mint például az egyetemeken, iskolákban, másoló központokban és az osztályonkénti elszámolással működő vállalatoknál. 

Off-line elszámolás esetén a nyomtatási feladat elemzésre kerül (parsing) és rögtön azután, hogy az anyagot továbbították a nyomtatóhoz, a nyomtatandó anyag oldalszáma számlázásra kerül. A ,,parsing'' az a folyamat, melyben a SafeQ kezeli a feladatot és kideríti, hogy hány oldalas, ki a felhasználó, mi a címe, milyen a használt papírforma, kétoldalasra kell-e nyomtatni, vagy más egyéb formátumban. A SafeQ oldalszám vagy terjedelem alapú elszámolást tesz lehetővé. Színes elszámolást a megjelenített (rendering) feladatelemzés alapján készít bizonyos felbontásnál. A ,,rendering'' az a folyamat, mely szorosan kapcsolódik az elemzéshez. Míg a ,,parsing'' a szükséges információkat tartalmazza, addig a ,,rendering'' egy teljes grafikai képi megjelenítést készít.

Minél nagyobb a felbontás, annál pontosabb lesz a számlázás. A SafeQ megkülönbözteti a színes és a fekete tonert a CMKY elszámoláshoz.

Másolás

Másolási igény esetén a berendezés érintő kijelzője hozzáférhetővé válik és a másolás engedélyezésre kerül miután a felhasználó bejelentkezik a másolóhoz kapcsolt terminálon és nincs várakozó nyomtatási feladata, (vagy a terminál típusától függően a másolás opciót választja). A másolatok akkor kerülnek számlázásra, amikor a felhasználó a munka befejeztével kijelentkezik. 
Megfigyelés (Monitoring)

A helyi nyomtatók is részben megfigyelhetők a hálózati nyomtatókkal együtt. A szerver konfiguráció lehetővé teszi a helyi nyomtatók megfigyelését külön-külön vagy együtt. A Windows spooler által tárolt információkat használják fel a számlázáshoz a ténylegesen kinyomtatott oldalak számának figyelmen kívül hagyásával. Ehhez a funkcióhoz installálni kell a SafeQ Local Client-et (Helyi Klienst). Ez a típusú megfigyelés csak a kinyomtatott oldalak számát veszi figyelembe minden egyéb tulajdonság megkülönböztetése nélkül.

Felhasználók

A SafeQ rendelkezik saját felhasználói adatbázissal. A felhasználókat osztályokba sorolja, egy felhasználó tartozhat több csoportba is. A csoportok általában osztályok vagy költségegységek alapján jönnek létre. Bármilyen információt hozzá lehet rendelni a felhasználókhoz, például a kiszámlázott tételeket. Minden csoportnak külön-külön meg lehet adni a jogosultsági szintjét, amivel a csoporthoz tartozó minden felhasználó élhet. Minden felhasználót automatikusan bejegyzésre kerül a ,,mindenki'' (everyone) csoportba. A SafeQ automatikusan átveszi a bejelentkezett felhasználókról szóló információt a kliens rendszertől azért, hogy beazonosíthassa a feladat tulajdonosát. 

Kreditrendszer 

Minden felhasználóhoz hozzárendelnek szabályokat, ami alapján a tételeket számlázzák. Kredit érték lehet az az azonosítási folyamat, mely hatására a felhasználónak a rendszer megadja a jogot az eszköz használatára (pl. másolásra). A rendszer lehetővé teszi a SafeQ-n kívüli más kreditek alkalmazását is. A kredit rendszer alkalmazása a következőket foglalja magában: pénztár, számlák nyomtatása, kimutatások, számlavezetési kimutatások, leltár / készlet-felhasználás stb. 

Kimenetek (outputok)

A SafeQ kimenete figyelembe veszi az egyes felhasználók által kinyomtatott oldalak számát és a hozzájuk tartozó eszközök által elvégzett munka mennyiségét. A kimenet statisztikai adatokat tartalmaz - mint pl. az egyes felhasználók által kinyomtatott mennyiség - táblázat vagy grafikon formájában. Az output MS Excel formátumba vagy más táblázatkezelőbe való exportálása magától értetődő funkció.

Előre definiált szűrők alkalmazhatók, mint pl. az időtartam, eszközök, osztályok, felhasználók vagy a projektek. A következő információkra vonatkozó összehasonlító adatok grafikus formában történő megadása beállítható: eszközök, kimeneti típusok, hosszú és rövid távú statisztikák, oldalak száma és a költségek. 

A nyomtatási környezet optimalizálása

A SafeQ a nyomtatási feladatok egyszerű adminisztrációját biztosítja. Ha egy feladat terjedelme meghaladja az előre definiált oldalszámot a nyomtatási művelet valószínűleg visszautasításra kerül, a felhasználó értesítést kap a foganatosított intézkedésről, ami lehet pl. a feladat reprográfiai központban való kinyomtatása. A színes nyomtatás szintén valószínűleg le lesz tiltva bizonyos felhasználók részére, akik csak fekete-fehérben nyomtathatnak. Színes másolás esetén is valószínű, hogy az engedély nélküli másolást blokkolja a rendszer. Nagy mennyiségű nyomtatásra is lehetőség van a statisztikai outputnak köszönhetően. A rendszer biztosítja a feladat automatikus átirányítását pl. abban az esetben, ha a felhasználó a hozzá legközelebb lévő nyomtatóra kéri a nyomtatási műveletet. 

Terminálválaszték

Jelenleg két terminál típus áll a felhasználók rendelkezésére: a SafeQ Terminal Lite és a SafeQ Terminal Professional.

A SafeQ Terminal Lite egy egyszerű eszközt biztosít és egy kétsoros kijelzővel. Támogatja a késleltetett nyomtatást, a ,,kövess engem'' funkciót, a másolás elszámolást és egy konfigurációt a WWW interfészen keresztül. Nem támogatja viszont a numerikus engedélyezést (PIN). Azonosítás csak az engedélyezési kártyán keresztül történik. A sikeres engedélyezés után minden sorban álló feladatot azonnal kinyomtat és abban az esetben, ha már nincsenek a sorban elemek, a fénymásolás is megengedett.

A SafeQ Terminal Professional egy továbbfejlesztett verzió 320x240 -es felbontású touch screen (érintő) kijelzővel, ami támogatja és kiterjeszti az interfész lehetőségeit. A Lite Terminállal összehasonlítva a következő nyomtatási és másolási feladatokkal bővített: csak kijelölt feladatok nyomtatása, feladat törlése, kedvenc feladatok kijelölése, cluster nyomtatás, projekt elszámolás, PIN alapú engedélyezés, kártyás alapú engedélyezés illetve a kettő együttes alkalmazása.

A SafeQ Terminal Enterprise rendelkezik ugyanazokkal a tulajdonságokkal, mint a Professinal Terminal, és azon felül még támogatja a SafeQ cluster szerver funkciót is.