Az elektronikus kommunikációs csatornák térhódítása ellenére sem valósult meg a mai napig a digitális irodák víziója.  A dokumentumok jelentős részét még mindig papíron továbbítják és tárolják. Az IDC felmérése szerint várhatóan 2006-ban és 2007-ben is tovább nő a verseny- és a közszféra által kinyomtatott oldalak száma. Különösen igaz ez  az állami szektorban azoknál az intézményeknél, amelyek elsősorban nyomtatott levélben és kiadványokkal tájékoztatják a lakosságot. 

Az Európai Unió minisztériumai felismerték, hogy dokumentumkezelési költségei akár 25-45%-kal is csökkenthetőek lennének a megfelelő eszközök használatával, a folyamatok átalakításával. Létrehoztak ezért egy olyan szakmai fórumot, ahol a államigazgatási szakemberek és a döntéshozók találkozhatnak, hogy meghatározzák a hatékonyság növeléséhez szükséges intézkedéseket.

A fórum első konferenciáját 2006 június 21-22-én rendezik meg Hágában. A rendezvény kifejezetten a minisztériumok számára releváns dokumentumkezelési problémák megoldásáról, és a közszféra aktuális dokumentumkezelési trendjeiről szól majd. 

 A találkozó szakmai támogatására a világ egyik leginnovatívabb és legtapasztaltabb vállalatát, a Xeroxot kérte fel az alakuló fórum. A dokumentumkezelési piacon élenjáró vállalatra a sikeres Xerox Premier Partner Program irányította a figyelmet, amely hasonló céllal jött létre a versenyszektorban és kiválóan működik: Hozzájárul ahhoz, hogy a nyomdaipari vállalatok berendezéseiket még hatékonyabban és gazdaságosabban használják. 

,,A tudás megosztásának igénye a versenyszférában már régóta jelen van, és nemzetközi együttműködéseket, hálózatokat eredményezett. A Hágában most alakuló Public Printing Business fórum kiváló kezdeményezés ahhoz, hogy az Európai Unió államigazgatási intézményei is egymásra találjanak és tapasztalatokat cseréljenek. Bízunk abban, hogy a kezdeményezésnek magyar résztvevői is lesznek'' - nyilatkozta Reicher Péter, a Xerox Magyarország Kft. államigazgatási kapcsolatokért felelős vezetője.

 A nemzetközi fórum a jövőben hasonló konferenciák megszervezésével, egy saját weblappal, illetve hírlevelek segítségével biztosítja a folyamatos információáramlást. A rendezvény nyitva áll az Európai Unió tagállamai, így a magyar minisztériumok és a nagyobb állami intézmények vezetői, dokumentumkezelési és nyomtatási döntéshozói előtt.